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Factura proforma en un pedido extranjero

Un cliente extranjero te solicita que le avances una factura proforma. En este artículo te ofrecemos algunas cuestiones que debes tener en cuenta al confeccionar dicha factura.

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Esta situación es frecuente, ya que en las ventas internacionales la factura proforma tiene diversas utilidades. Por ejemplo, si el precio de la venta se va a pagar mediante crédito documentario, el banco del comprador suele pedir que se le avance la factura proforma. En otros casos, si el comprador necesita alguna autorización administrativa para importar la mercancía, la Administración de su país también le solicitará dicha factura. Por tanto, es razonable que su cliente le pida la factura proforma. No obstante, antes de emitirla, tenga en cuenta algunas cautelas...

Contrato de venta

Oferta. Cuando se realiza una venta, no es habitual firmar un contrato con el comprador, ya que normalmente la relación se limita a un pedido que hace el cliente y que usted acepta, o a un presupuesto que usted remite para su aceptación por el cliente. Pues bien, una factura proforma equivale a un presupuesto u oferta. Por tanto:

-Usted queda obligado a suministrar la mercancía indicada en la factura proforma al precio y en las condiciones que consten en ésta.

-Del mismo modo, si el cliente acepta su oferta se compromete a recibir y a pagar dicha mercancía. Por tanto, en las ventas internacionales la factura proforma acaba siendo el único documento en el que se recogen las condiciones de la operación...

Condiciones. Así pues, cuando redacte la factura, asegúrese de que en ella constan todas las condiciones que haya acordado con su cliente:

-Describa de forma detallada la mercancía a suministrar (denominación, cantidad, lugar de origen, etc.) y el precio. Indique también la forma y el plazo de pago, así como la divisa en que se realizará.

-No olvide indicar el Incoterm pactado, el medio de transporte y el lugar y la fecha de entrega. Asimismo, es aconsejable indicar qué tribunales serán competentes para resolver las divergencias que puedan surgir.

factura proforma
Asegúrese de que en ella constan las condiciones de venta pactadas con el cliente

Que conste el plazo de vigencia

Costes. Dado que la factura proforma equivale a una oferta, no olvide indicar hasta qué fecha será válida. De esa forma, si el cliente no la acepta antes de esa fecha, usted quedará liberado y deberán negociar nuevamente las condiciones de la operación. Tenga en cuenta:

-En las ventas internacionales algunos costes pueden incrementarse de forma importante en un período corto de tiempo (por ejemplo, el precio del transporte necesario para entregar la mercancía en el país del cliente).

-Por eso, si no fija una fecha de validez de su oferta y esos costes se incrementan, puede encontrarse con que su beneficio se reduzca o incluso desaparezca.

Que la acepte. Para evitar posibles conflictos, asegúrese de que el cliente acepta por escrito las condiciones de la venta indicadas en la factura proforma. Para ello, si no dispone de ninguna otra documentación que acredite dicha aceptación, envíe la factura y pida a su cliente que la firme y se la devuelva –escaneada por correo electrónico, por ejemplo–.

En conclusión, en las ventas al exterior es muy habitual la factura proforma, ya que tiene diversas finalidades. Asegúrese de que en ella constan las condiciones de venta pactadas con el cliente, y fije un plazo de validez de dichas condiciones.
Si quiere ampliar información puede acceder a esta información de la Cámara de Comercio.

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