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Obligación de conservar documentos laborales en una sociedad disuelta

¿Durante cuánto tiempo hay que guardar la documentación (nóminas, clientes, etc.) de una sociedad disuelta?

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Respuesta

Los empresarios deben conservar debidamente ordenados los Libros contables, tanto los obligados por la legislación mercantil como por la fiscal y la correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio.

El cese del empresario en el ejercicio de sus funciones no le exime de esta obligación. En caso de fallecimiento la obligación recae sobre los herederos y en caso de disolución, sobre los liquidadores.

La obligación de conservación se extiende a un plazo de 6 años, a contar desde el último asiento realizado en los libros. Se trata de un plazo de prescripción, y no de caducidad, por lo que puede ser interrumpido por la actuación de la Administración tributaria (art.30 CCom -EDL 1885/1-).

Los libros obligatorios conforme a normas tributarias, junto con sus soportes documentales, deberán conservarse durante el plazo en que subsiste el derecho de la Administración a exigir la deuda tributaria. A estos efectos, debe tenerse en cuenta que prescriben a los 4 años los siguientes derechos:

  • El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
  • El plazo se computa desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la correspondiente declaración o autoliquidación.
  • El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas.
  • El plazo se computa desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo de pago en período voluntario, sin perjuicio de lo dispuesto respecto del plazo de prescripción para exigir la obligación de pago a los responsables solidarios y subsidiarios.
  • El derecho a solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
  • El plazo se computa desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo para solicitar la correspondiente devolución derivada de la normativa de cada tributo o, en defecto de plazo, desde el día siguiente a aquel en que dicha devolución pudo solicitarse; desde el día siguiente a aquel en que se realizó el ingreso indebido o desde el día siguiente a la finalización del plazo para presentar la autoliquidación si el ingreso indebido se realizó dentro de dicho plazo; o desde el día siguiente a aquel en que adquiera firmeza la sentencia o resolución administrativa que declare total o parcialmente improcedente el acto impugnado.
  • En el supuesto de tributos que graven una misma operación y que sean incompatibles entre sí, el plazo de prescripción para solicitar la devolución del ingreso indebido del tributo improcedente comenzará a contarse desde la resolución del órgano específicamente previsto para dirimir cuál es el tributo procedente.
  • El derecho a obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de lasgarantías.
  • El plazo se computa desde el día siguiente a aquel en que finalicen los plazos establecidos para efectuar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo o desde el día siguiente a la fecha de notificación del acuerdo donde se reconozca el derecho a percibir la devolución o el reembolso del coste de las garantías.

 

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El plazo de prescripción para exigir la obligación de pago a los responsables solidarios comenzará a contarse desde el día siguiente a la finalización del plazo de pago en período voluntario del deudor principal

 

El plazo de prescripción para exigir la obligación de pago a los responsables solidarios comenzará a contarse desde el día siguiente a la finalización del plazo de pago en período voluntario del deudor principal. No obstante, en el caso de que los hechos que constituyan el presupuesto de la responsabilidad se produzcan con posterioridad al plazo citado anteriormente, dicho plazo de prescripción se iniciará a partir del momento en que tales hechos hubieran tenido lugar.

Tratándose de responsables subsidiarios, el plazo de prescripción comenzará a computarse desde la notificación de la última actuación recaudatoria practicada al deudor principal o a cualquiera de los responsables solidarios.

Las bases imponibles negativas que hayan sido objeto liquidación o autoliquidación podrán ser compensadas (en su caso, con las limitaciones y reducciones establecidas al efecto) con las rentas positivas de los períodos impositivos que concluyan en los 15 años inmediatos y sucesivos. Con efectos para los períodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2012, dicho plazo de 15 años pasa a ser de 18 años.

También hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • En el caso de disolución de sociedades, una vez finalizada la liquidación toda la documentación, justificantes y libros se depositan en el Registro Mercantil, debiéndose conservar allí 6 años a contar desde la fecha del asiento de cancelación.
  • Esta obligación puede también ser asumida por los liquidadores, siempre y cuando conste en la escritura de liquidación.
  • Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas deben conservar y custodiar durante 5 años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada. Esta documentación incluye los papeles de trabajo del auditor siempre que constituyan prueba o soporte de las conclusiones del propio informe.
  • El registrador mercantil debe conservar las cuentas anuales y documentos complementarios durante el plazo de 6 años a contar desde la publicación del anuncio del depósito en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

 

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